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Tips para una implementación exitosa de un software de RRHH

Nicolás Paz
Nicolás Paz 13 septiembre 2015

La buena implementación de un sistema de alta tecnología para la gestión de cualquier sector de una empresa es fundamental, implica el buen funcionamiento de la organización. Es importante hacerlo en tiempo y forma pero sin dejar nada al azar.

La tecnología es una herramienta elemental para eficientizar la administración de todas y cada una de las áreas de una compañía, pero el factor humano y su compromiso son esenciales.

En toda implementación participan diferentes estructuras, tanto de parte de la empresa como del consultor.  Todos los actores deben estar comprometidos a trabajar según un programa establecido.  Hay que contar con un verdadero equipo, con integrantes que se involucren con respeto y responsabilidad.

Un buen Kick Off

Cuando una empresa decide implementar un nuevo sistema de tecnología, primero hay que definir quién será el proveedor, determinar qué solución se ajusta más a las necesidades específicas de la empresa o del sector que migrará sus sistemas.   Una vez tomada esta decisión, se procede a realizar un Kick Off, una reunión inicial en la que deben participar por lo menos un representante de cada una de las áreas de la compañía, uno por parte del nuevo sistema y uno por parte del implementador.  Si la solución sólo va a aplicarse a uno de los sectores de la empresa, igualmente, es recomendable que siempre estén presentes todas las áreas, dado que en mayor o menor medida todas interactúan y tienen algún grado de participación con el sector protagonista.

Implementación de una Solución para Recursos Humanos

Para el caso de la implementación de una Solución para el Gerenciamiento de los Recursos Humanos, sucede lo mismo.  El área de RRHH tiene relación con todos y cada uno de los sectores de la organización.  En la reunión de Kick Off deberán estar presentes integrantes de todas las áreas; todos tienen algo que aportar. Estas reuniones deben ser planificadas, de modo de aprovechar el tiempo al máximo y resolver concretamente las cuestiones que hacen a la implementación de la solución.

Para poder llegar a buenas conclusiones que conduzcan a una buena implementación, hay que “dar vuelta el cajón” y ver qué tiene, rearmarlo.  Hay que sacar todos los datos para “armar la historia completa”. Es importante “dar vuelta el cajón” para no caer en viejos hábitos que a veces, en lugar de agilizar los procesos, los entorpecen.  Una vez que el equipo pueda “armar la historia completa”, se determinará la mejor manera de “contarla”. No hay que guardar nada, no hay que reservarse información.

Trabajo en equipo

A partir de esa primera reunión de Kick Off, surge una agenda de trabajo en la cual cada área se compromete a aportar algo al conjunto (información de procedimientos, datos, explicación de procesos y su secuencia e interrelaciones, etc.).  Para cumplir la implementación en tiempo y forma, todos y cada uno de los integrantes del equipo deben estar comprometidos, tanto para brindar la información requerida como para hacerlo en el momento que se necesita, según un cronograma de trabajo.

Se aprende de cada proyecto, incluso los propios implementadores.

Específicamente en lo que se refiere a sistemas para el área de Recursos Humanos, hay que saber que se trata de un sector en cambio permanente: alzas y bajas de personal, modificaciones impositivas, modificaciones legales, novedades en convenios colectivos de trabajo, etc.

El gerente de Sistemas es un aliado natural para el líder de proyecto de la implementación. Es la persona que conoce la empresa, su funcionamiento y es capaz de detectar las mejoras que podrían realizarse para un mejor funcionamiento del conjunto.

Simulación

Antes de comenzar a correr una nueva solución, conviene trabajar en etapa beta con algún “simulador”.  Especialmente a nivel de soluciones para Recursos Humanos, el simulador de liquidación se ha transformado en una herramienta cuya necesidad es creciente. Éste constituye una herramienta estratégica para la alta dirección.  El “simulador” permite realizar las operaciones propias del área de RRHH pero sin afectar el diario funcionamiento del sector, hasta tanto se verifique el buen funcionamiento de todas las funcionalidades de la nueva solución implementada.

Para lograr la óptima implementación de una Solución de Administración de Recursos Humanos hay que realizar una correcta transmisión de conocimientos (información y procesos):

  • Determinar la cantidad general de empleados, de todos los rangos.
  • Definir la cantidad de empleados que quedan “fuera de convenio” (es importante tener en cuenta todas las excepciones).
  • Controlar bien si los datos de todos y cada uno de los empleados son correctos (nombre, apellido, DNI, dirección, teléfono, estudios, fecha de ingreso, composición familiar, etc.).
  • Hacer todas las pruebas de calidad que sean necesarias, tanto desde el lado del proveedor/implementador como desde el propio cliente.  Esto se realiza con la generación de movimientos ficticios que permiten evaluar el correcto funcionamiento del sistema (con un “simulador” del sistema).
  • Corregir datos o procesos, según lo verificado a través del “simulador”.
  • Validar los datos correctos de los empleados, los documentos subidos al nuevo sistema.

A partir de la “simulación” de funcionamiento del nuevo sistema, se detectan los problemas que pueden surgir, tanto técnicos como de datos o información. Para corregir las dificultades técnicas, se requiere más tiempo porque debe hacerse a nivel del desarrollo del software, que forma parte de la “customización” que se realiza con cada cliente.  Las diferencias de datos o información se salvan rápidamente.

Si el equipo está verdaderamente comprometido con el proyecto, se realizan los ajustes correspondientes en tiempo y forma para, finalmente, poder contar con un sistema de Recursos Humanos eficiente que esté listo para ponerse en funcionamiento rápidamente.

Las claves 

  • Un buen kick off 
  • Planificación
  • Trabajo en equipo 
  • Compromiso de todos los participantes
  • Respeto por los tiempos acordados en  la agenda de trabajo
  • Una "simulación” antes de poner en funcionamiento el sistema, para realizar ajustes en forma rápida y precisa
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Nicolás Paz

Gerente de Consultoría

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