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Gestión de RRHH en tiempos de crisis

Cintia Balboa
Cintia Balboa 25 agosto 2015

En tiempos de crisis no hay que desesperar. Hay que mantener la calma y tomar decisiones que contribuyan a disminuir costos y optimizar recursos e inversiones.

Existen diferentes alternativas para optimizar costos, tiempos y recursos en la Gestión de los Recursos Humanos.

Tercerización de la Liquidación de Haberes (BPO-Business Process Outsourcing)

La tercerización de la Liquidación de Haberes es una alternativa que permite la optimización del tiempo de quienes conforman el área de RRHH, para dedicarlo a otras tareas más estratégicas. Un equipo externo de profesionales se encarga de realizar liquidación de haberes, presentaciones, entregas de Recibos, etc.   Por un lado, se cuida la información de la empresa y, por otro, se realizan las liquidaciones en tiempo y forma, a la vez que se controla la operación con acceso a través de la nube.

Los nuevos Sistemas de Liquidación y RR.HH. junto con las plataformas de Cloud Computing ofrecen una solución abierta; en cada etapa del proceso de liquidación la información puede ser compartida con el cliente y validada on-line para asegurar la calidad y los resultados finales deseados.

La empresa contratante del servicio de BPO abona un fee mensual que se divide en 2 partes: la propuesta de Operación de BPO bridada por Consultoras Especializadas en liquidación de haberes y la propuesta de Renta del Software de Liquidación de Sueldos y Capital Humano.  

Dentro de la propuesta de Operación de BPO se pueden personalizar distintos paquetes con diferentes opciones como Impresión y ensobrado de recibos, Atención a consultas de empleados, Confección del Formulario F.649 de Ganancias, Confección de las DDJJ de cargas sociales e importación módulo SICOSS (F. 931), etc. Para el caso de la Renta del Sistema de Sueldos, se accede a la aplicación 24x7 (las 24 horas, los 7 días de la semana) desde cualquier lugar con sólo tener disponible una conexión a Internet.  

Beneficios de la tercerización de la liquidación de haberes 

Cuando una empresa contrata las soluciones en modalidad BPO, cuenta “en tiempo real” con todas las actualizaciones de leyes laborales, impositivas, retenciones y convenios, que se aplican automáticamente a su nómina, según corresponda.  Esto también permite un ahorro de tiempo considerable, dado que, detrás de la tercerización, hay profesionales especializados que tienen en cuenta todos estos temas y renuevan permanentemente los parámetros correspondientes para cada cliente tercerizado.

Los costos más importantes que se pueden reducir e incluso anular contratando un Servicio de BPO sobre Cloud Computing son: adquisición de hardware, licencias de software, energía, gastos de  seguridad, mantenimiento de hardware y software, costos de exceso de capacidad,  de personal técnico, costo de oportunidad y, por último, al no ser una inversión, se puede contabilizar como gasto 100% deducible.

Autogestión

El Módulo de Autogestión también contribuye a un ahorro de tiempos y recursos para la organización, muy en sintonía con la actual tendencia a implementar formatos de Teletrabajo, o trabajo a distancia.

El contar con un módulo de Autogestión contribuye a mejorar y agilizar la Comunicación Interna, tanto desde el punto de vista del empleado como de su jefe y, en última instancia, desde lo que compete al área de Recursos Humanos de la organización.  

Se llama de “autogestión” porque los procesos de comunicación estandarizados inter e intra-sector puede formalizarlos directamente cada persona desde su puesto de trabajo o bien, en los casos de empresas que habilitan la “Autogestión Mobile”, a través de dispositivos como smart-phones o Tablets, PCs con conexión a Internet.

Esta modalidad significa ahorro de tiempo y de recursos, de gente que ya no tendrá que cargar actualizaciones ni elaborar planillas, puesto que cada empleado accede a su perfil y modifica o actualiza lo que corresponda.  Así, el equipo del área de RRHH puede dedicarse a tareas más específicas del sector.

Módulo de Simulación

En tiempos de crisis es muy importante contar con presupuestos actualizados.  El módulo de Simulación contribuye a una gestión presupuestaria realista y permanentemente actualizada, lo que facilita la planificación de aumentos, por ejemplo, en un escenario de inflación.  Asimismo, permite visualizar de antemano lo que la compañía deberá abonar en concepto de impuestos y retenciones.

La funcionalidad de Simulación dentro de la gestión de nómina es una herramienta muy importante en un contexto de crisis.  Permite ahorrar tiempo y, a la hora de tomar decisiones, muestra con claridad los datos precisos según una hipótesis dada.

Sistemas de Información de RRHH para mejorar la efectividad y la eficiencia de la empresa

Una organización siempre busca efectividad y eficiencia, pero en momentos de crisis es fundamental. Para lograr ese objetivo, se requiere que los Sistemas de Información de Recursos Humanos generen información más detallada para gestionar grandes volúmenes de información con rapidez y exactitud, esencial para facilitar la toma de decisiones.

En este sentido, es clave la imputación del costo de los resultados, producto de la gestión de nómina, que deriva en el pago de los sueldos y jornales, sus cargas sociales y costos asociados.

La salida lógica de un Sistema Informático de Recursos Humanos es el asiento de sueldos, que interactúa directamente con los sistemas contables y con el balance de la compañía.  

Es importante que el sistema pueda determinar a qué centro de costos se debe imputar cada hecho, lo cual permite conocer con mayor detalle los costos en los que incurre cada sector y su origen.  Estos datos contribuyen a un mayor detalle para las áreas de Administración y Finanzas, para una mejor toma de decisiones en pos de volver más eficiente toda la organización.

Más allá de conocer los costos fijos a nivel general, es muy importante poder determinar a qué sector corresponde cada costo fijo.  Saber los costos fijos en los que incurre cada área de trabajo, centro de costo, sucursal o establecimiento, es esencial para medir el margen de ganancias de cada uno de ellos.  

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