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¿Cómo puede incluir la e-HRM en la agenda de su organización?

01 marzo 2016

El número de empleadores que ofrecen e-HRM (gestión electrónica de recursos humanos) a sus empleados aumenta sin cesar. El HR Benchmark 2016 de Raet muestra que hasta ahora se ha aplicado en más de la mitad de todas las organizaciones (56%), muchas veces para ahorrar costes y a veces también para reforzar el papel de los RRHH como aliados de negocios. Y, por supuesto, también porque los empleados desean organizar ellos mismos sus asuntos de RRHH (al 68% esto le parece importante). Implementar con éxito la e-HRM no es fácil. Entonces, ¿cómo puede incluirla en la agenda de su organización? ¿Cómo convencer a la dirección y a los empleados de que usen la e-HRM? Raet se lo ha preguntado a Mark van Tooren, un experto en esta área.

Van Tooren es director general de Inveon, un proveedor de servicios en el ámbito de gestión de recursos humanos, legislación y normativa y finanzas. Anteriormente ha trabajado en varios puestos de asesoría y dirección de RRHH y TIC en empresas como IBM, LogicaCMG y Boyden, y en 2004 ganó el NVP Future Award. Lleva unos veinte años ayudando a las empresas a implementar la gestión electrónica de recursos humanos.

Algo más que un juguete de RRHH

Van Tooren explica: "Igual exagero un poco, pero la mayoría de las empresas solo usa la e-HRM para nóminas digitales, solicitudes de baja y edición de información básica. Pero con ella se puede hacer mucho más. Empecé a trabajar en este terreno en 1995, y llevo veinte años escuchando más o menos la misma historia. Estos sistemas están cada vez más arraigados: ningún empleado razonablemente actualizado puede ya prescindir de ellos. Pero muchas organizaciones aún no consiguen extraer la información de dirección adecuada. Y ahí es precisamente donde está parte del valor añadido".

"Bajo mi punto de vista, el directivo es el elemento central"

RRHH suele ser la fuerza impulsora de la e-HRM en las organizaciones. El siguiente paso, conseguir la implicación de la dirección, muchas veces resulta complicado. Siguiendo a Van Tooren: “En muchas empresas la e-HRM sigue siendo "un juguete de RRHH". Y si eso es lo único que es, en realidad no se tiene nada. Y sin datos sobre empleados, no se tiene nada tampoco. Porque de donde no hay, no se puede sacar. Bajo mi punto de vista, el directivo es el elemento central. Para que RRHH sea un auténtico aliado en el negocio, la orientación de los empleados debe ser responsabilidad del directivo. RRHH puede utilizar el tiempo así liberado para empezar a trabajar más estratégicamente. Esto significa que la introducción de la e-HRM también exige cambios en la organización de RRHH. Solo entonces se puede asumir otro papel y ahorrar equivalentes de tiempo completo. Se debería formar a los directivos en la profesión de RRHH, capacitándoles para hacerse cargo de tareas operativas y, por ejemplo, del ciclo de revisión. Esa es la clave para implementar con éxito la e-HRM".

Equilibrio entre personas, proceso y tecnología

Es por esta razón que Van Tooren piensa que las herramientas de e-HRM existentes deberían adquirir un tono diferente. "La mayoría de los sistemas se centran en asuntos tan básicos como bajas, nóminas y datos personales. De forma lenta pero segura, se les están sumando varios aspectos como atracción de talento, planificación estratégica de nómina y gestión de competencias, pero aún se usan poco. Aquí es donde se puede ahorrar tiempo. El equilibrio entre personas, proceso y tecnología debe ser el correcto. Y eso solo puede lograrse cuando se consigue que el directivo se implique en esta historia y en su nuevo papel".

"Las aplicaciones para celular han hecho un poco más accesible la e-HRM"

Los empleados ya han avanzado en ese proceso. Hay bastante entusiasmo en el uso de la e-HRM, especialmente desde la llegada de versiones que también pueden ser utilizadas desde el celular. "Las aplicaciones de celular han hecho un poco más accesible la e-HRM. Pienso que esto es principalmente consecuencia del hecho de que ha obligado a los proveedores a mirar la e-HRM desde otra perspectiva y ponerse más en el lugar del empleado. Pero creo que podrían darse muchos más pasos en esta dirección. Usar la e-HRM para compartir conocimientos y hacer que sea divertido trabajar con ella, por ejemplo, introduciendo alguna forma de ludificación, haciendo que primero haya que contestar a tres preguntas sobre la estrategia corporativa antes de poder solicitar una baja. O compartir un texto breve con todos los miembros de su equipo todos los días para que sepan cuál es su opinión o integrar competencias entre equipos. Aplicaciones así ya existen, pero se usan muy poco".

Estudiar las necesidades del negocio

Cuando se pone el foco central de la e-HRM en el empleado y se consigue implicar al directivo, se puede alcanzar el siguiente nivel de e-HRM, según Van Tooren. "Quizá esté yendo un poco demasiado rápido, pero hay muchísima información que se puede extraer de la e-HRM. Me encantaría ver a RRHH y a los desarrolladores de e-HRM pensando mucho más sobre esto en común. Sin embargo, una condición previa es que RRHH tenga una buena visión de lo que quiere el negocio. Traiga la información de gestión obtenida de la e-HRM y ya puede empezar a hablar".

"Todo directivo desea un equipo de buenas personas que sean felices, porque un equipo así rinde mejor que cualquier otro. Eso es lo que el directivo quiere. Y es exactamente de lo que se trata en RRHH. Sabemos cómo hacer que la gente se sienta comprometida con una empresa. Y se puede usar la e-HRM para eso. ¿Un departamento con alta tasa de bajas o absentismo? Siéntese con un directivo para comparar las cifras de su departamento con las de otro compañero y pregúntele si puede que haya un problema de capacidad. Así obtendrá una conversación completamente diferente".

Conecte la e-HRM con los medios sociales internos

Van Tooren también cree que las organizaciones deberían conectar mucho más la e-HRM con otras fuentes de información. "Debería ser más que una mera herramienta para las bajas. Asegúrese de que los empleados también la puedan utilizar para buscar información sobre la estrategia o encontrar una frase del director general. Combine la e-HRM con los medios sociales internos. Así su gente accederá más a ella, los datos serán mejores, y usted, en calidad de directivo, podrá extraer mucha más información. Ese es el futuro que yo veo para la e-HRM".

Seis consejos para RRHH

  • El directivo es el elemento central. Asegúrese de que pueda hacerse cargo de las tareas básicas de RRHH.
  • Hable con el directivo. Asegúrese de que comprenda lo que puede aportarle la e-HRM.
  • Haga que la e-HRM también sea divertida para los empleados. Esto garantizará un mayor uso, generando así más información.
  • No use la e-HRM solo para solicitar bajas y editar datos personales. Úsela también para atracción de talento, planificación estratégica de nómina y gestión de competencias.
  • En su calidad de aliado comercial de RRHH, asegúrese de tener siempre una buena visión de lo que requiere el negocio. Esto le permitirá extraer de la e-HRM la información de dirección adecuada y mostrar cuál es el valor añadido.
  • Use el tiempo liberado en RRHH gracias al uso de la e-HRM para empezar a trabajar de forma más estratégica.