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"Aún lo veo ante mis ojos"

Kevin Harmsen 14 diciembre 2017

Una buena manera de denominar las cosas

Mi hijo Dani, de 4 años, está viviendo ahora una etapa en la que usa las expresiones y combinaciones de palabras más graciosas. Su manera ‘creativa’ de denominar las cosas me parece mucho más lógica a veces que cómo lo hacemos nosotros. Parece más natural y eficiente. Por ejemplo, a una tabla de planchar le llama una ‘mesa de planchar’. Yo no puedo sacárselo de la cabeza y él se mantiene en su postura. De la misma manera, los cubitos de hielo para él son ‘vasos de agua’. La idea para este post surgió cuando me quiso explicar algo abstracto, es decir, el proceso de recordar. Hace poco le pregunté si recordaba nuestras vacaciones en Francia y me contestó: “Sí, papi, todavía las recuerdo.” Yo, que ya sé que a veces es un poco distraído, le pregunté cómo podía convencerme de que las recordaba correctamente, y me dijo: “Porque aún lo veo ante mis ojos.” Comprendí inmediatamente lo que quería decir y creo cada vez más que es una fantástica forma de expresarse. Para él, recordar algo es lo mismo que visualizarlo en la mente. Lo vive visualizándolo, es decir, ‘lo ve ante sus ojos’.

La forma perfecta de trabajar

Como diseñamos este mundo ideal para y junto con el cliente, ambos lo entendemos de la misma manera y compartimos la misma visión.

Me llamo Kevin Harmsen y trabajo como Solution Consultant en Raet. En mi trabajo tengo la oportunidad de asesorar organizaciones sobre cómo aprovechar el software de RRHH para conseguir sus objetivos. Trabajamos juntos para diseñar la mejor solución y nos encargamos de continuar con las mismas ideas y necesidades desde el inicio hasta la puesta en funcionamiento de la solución. Como diseñamos este mundo ideal para y junto con el cliente, ambos lo entendemos de la misma manera y compartimos la misma visión. Es casi como si ‘lo viéramos ante nuestros ojos’.

Olvidar el objetivo del proceso

Desgraciadamente, la realidad no siempre es así. A veces, un potencial cliente ya tiene definido todos los pasos de su proceso de selección (cumplir con los requisitos de funcionamiento, entregar una demo, analizar el alcance, pedir presupuestos, mantener negociaciones, etcétera). Y hay veces que lo hace hasta tal punto que no queda ningún espacio para poder intercambiar ideas. Y, de esta manera, se puede ‘matar’ una buena conversación en la que podríamos aprender el uno del otro, antes de comenzar. Aunque comprendo las ventajas de este enfoque predefinido (asegurar que se podrá comparar a los proveedores, controlar los requisitos, comprobar el presupuesto, vigilar el calendario, etc.), la relación entre cliente y proveedor se convertirá en una dinámica fría. De esta manera, no se colabora a partir de un objetivo compartido y, más importante aún, no se aprovecha los conocimientos de los diferentes proveedores porque no se les da la oportunidad de asesoramiento. ¿Es ésta la mejor forma de establecer una verdadera relación entre proveedor y cliente?

No compartir el mismo ‘mundo ideal’

Un gran peligro de esta forma tradicional de seleccionar a un proveedor es que las partes no vean la misma solución o el mismo ‘mundo ideal’.
No ven lo mismo ante los ojos e, incluso si lo ven, puede que no coincida con lo que ve el proveedor. Simplemente se verifican los requisitos, suponiendo que así se logra conseguir los objetivos. Al mismo tiempo, puede ser que no se vean otras oportunidades o posibles riesgos. No se puede anticipar dichas oportunidades o riesgos, ya que la selección o implementación de un nuevo software de RR. HH. no es algo que se haga todos los días. Probablemente se cometan errores o se encuentren problemas durante el proyecto, lo que los proveedores podrían haber visto antes si hubieran conocido todo el proyecto. No obstante, los proveedores suelen estar ‘ciegos’ al involucrarse en un proceso de selección formal en el que solo pueden responder a los requisitos técnicos y funcionales.

Best Value Procurement 

¡Pero tenemos la solución! ¡Best Value Procurement (BVP) es el futuro! BVP es una manera de enfocarse, juntos, en los objetivos del cliente, en lugar de solo establecer los requisitos funcionales del software de recursos humanos. BVP te permite pensar bien sobre tus objetivos finales y, al mismo tiempo, que los potenciales socios puedan reflexionar sobre ellos.

Un enfoque BVP no es en absoluto ‘soft’ (tal como pueden pensar algunos). Al contrario. En realidad, BVP obliga a los proveedores a ser mucho más específicos, por ejemplo, que fundamenten sus promesas con estadísticas. 

Además, un enfoque BVP no es en absoluto ‘soft’ (tal como pueden pensar algunos). Al contrario. En realidad, BVP obliga a los proveedores a ser mucho más específicos, por ejemplo, que fundamenten sus promesas con estadísticas. BVP los obliga a probar lo que afirmaron sobre la solución que ofrecieron a la empresa. Desgraciadamente, BVP todavía no se utiliza mucho en la actualidad, comparado con el método tradicional de pedir propuestas. He visto proyectos BVP que no prosperan, cuando en la mitad del proceso, algún (futuro) cliente decide establecer igual determinados requisitos. Y esto, con el único propósito de sentirse más seguro. Esto hace que el proceso y las tareas de las partes se confundan, faltando claridad para el proveedor seleccionado, y para el mismo cliente. 

Hazme una demo y serás mi socio

La mayoría de las organizaciones aún se siente más seguras y cómodas al enfocarse en la selección de un proveedor de manera tradicional. Solicitan una propuesta con requisitos detallados que suele ir acompañada de demos predefinidas. Al mismo tiempo, esperan establecer de esta manera una relación colaborativa. ¿No parece un poco extraño? ¿No ha llegado el momento de reflexionar sobre la forma en que diseñamos nuestros procesos de selección? El filósofo Confucio señaló: “Dime algo y lo olvidaré, enséñame algo y lo recordaré, hazme partícipe de algo y lo aprenderé”. Es decir, solo permitir que los proveedores respondan a una serie de requisitos y que realicen unas demos predefinidas, es bueno para asegurarse de que el producto haga lo que (piensas que) necesitas. Pero esto no debería ser el único enfoque. Añadir referencias y solicitar estadísticas de los proveedores que demuestren cómo se consiguen resultados con su software de RRHH, sería una extensión acertada de los criterios de selección de tu proveedor. De otra manera no creas una visión compartida: No lo estarás viendo ante tus ojos. La última parte del razonamiento de Confucio, “hazme partícipe de algo y lo aprenderé”, es el aspecto más importante para el éxito de una buena relación entre las partes. ¿No deberíamos volver a interactuar más?

Empecemos de cero

Para garantizar la calidad y prevenir incompatibilidades, soy gran partidario de implementar los procesos y las estructuras correctas. En los últimos años he visto pasar tanto el enfoque BVP, como el de ‘establecer requisitos que sean lo más funcional posible’. Por supuesto, el último enfoque fue el resultado de demasiadas incompatibilidades de funcionalidades y suposiciones erróneas. Claro que no queremos dejar ningún espacio para errores. Pero dudo que con este enfoque vayamos a conseguir realmente el mejor resultado posible, la mejor solución futura y el mejor proveedor.

Si estás a punto de seleccionar a un nuevo proveedor de soluciones de RR.HH. hay que sentarse a hablar y crear realmente algo juntos.

Volvamos a mirar hacia atrás para ver cómo cambiamos nuestro enfoque en los últimos años. ¿No sería sensato volver al inicio y hablar nuevamente el uno con el otro? Si estás a punto de seleccionar a un nuevo proveedor de soluciones de RR.HH. (o, mejor dicho, cualquier solución y cualquier proveedor) hay que sentarse a hablar y crear realmente algo juntos. Hay que ser sincero sobre la propia falta de conocimientos; la otra parte se unirá en esta transparencia. Involucrarnos en la búsqueda de oportunidades de crecimiento como organización y en las cosas que nos preocupan. Compartir los objetivos de la organización y no solo los objetivos del proyecto. Hablar, dibujar, plantear ideas e, incluso, discutir juntos sobre las ideas y compartir las diferentes perspectivas de ambas partes. 

¿No sería mejor sentarnos el uno al lado del otro, en lugar de estar frente a frente? ¿Qué pasaría si nos comportamos con menos formalidad y diéramos un carácter más personal a las negociaciones? Comparte tus metas personales y deja que el proveedor las convierta en una solución correcta. No es necesario hablar en la jerga profesional y funcional de los proveedores. Ellos son los expertos y es a ti a quien tienen que aconsejar. Hay que estar abiertos y ser el promotor dentro de la organización. Si compartes tu verdadera historia, los proveedores pueden ayudarte a ‘vender’ tu historia y tus decisiones dentro de la organización. Quizás te sorprendas en cómo te pueden ayudar. Por ello, piensa menos y crea más, junto con el otro. Solo entonces podrás tener éxito y tú y tu futuro socio de soluciones podreis ‘verlo ante vuestros ojos’. 

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Kevin Harmsen

HR Solution Consultant

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