"Aseguramos la continuidad gracias a la externalización de nuestra nómina con Raet."

"Aseguramos la continuidad gracias a la externalización de nuestra nómina con Raet."

Entrevista

Universal Music Kees Jan Willeboordse
HR & Facilities Manager

En este caso

  • Raet HR & Payroll Services Extended

Resumen

Universal Music en el año 2012 decidió externalizar la nómina. Comenzaron un proceso de selección en el que no sólo se centraron en los servicios de outsourcing de recursos humanos, sino también en el software de gestión de RR.HH. Universal Music eligió,después de comparar diferentes proveedores, a Raet.

Garantizar la continuidad 

Después de fusionarse con la compañía competidora EMI, Universal Music decidió externalizar la administración de nóminas. La organización estudió con sentido crítico la plantilla de personal de todos los departamentos, entre otros, el departamento de RR.HH. 

“En caso de externalización, se hace uso de un equipo de especialistas que puede reemplazarse si alguien falta.”

Kees Jan Willeboordse, manager HR & Facilities de Universal Music: “Una sola persona que trabaja en un área profesional tan especializada como es la administración de nóminas, lo considerábamos antes una situación vulnerable. Si le pasara algo a nuestro administrador de nóminas, tendríamos un gran problema. Es por eso que en 2012 exploramos el mercado para encontrar a un socio de externalización que pudiera ofrecernos continuidad y calidad. En caso de externalización, se hace uso de un equipo de especialistas que pueden reemplazarse si alguien falta”. 

Además de la continuidad, la despreocupación también fue importante. “Si tú mismo estás encargado de la administración de nóminas, debes procurar que tus conocimientos de todas las leyes y reglamentos siempre estén actualizados. Eso significa que debes seguir regularmente seminarios y leer publicaciones profesionales. Una administración de nóminas siempre debe ser 100% exacta. Como administrador, debes saber realmente lo que haces. Ya no queríamos cargar con esa gran responsabilidad. Con la externalización de la administración de nóminas construyes seguridad”. 

Fiabilidad de software y prestación de servicios

En su búsqueda de un socio de externalización, Universal Music incluyó en la lista de candidatos preseleccionados a tres proveedores. Durante la exploración del mercado, Willeboordse también estudió las posibilidades para e-HRM. “Anteriormente, no teníamos un sistema de RR.HH. Llevábamos toda la administración en papel o en Excel. Para mí, ya no correspondía con los tiempos que vivimos. También faltaba mucha información sobre la dirección. Por dicha razón, nuestro socio de externalización debería poder ofrecer algo más que solo encargarse de la administración de nóminas”.

“Transferimos nuestra administración de nóminas a Raet de manera despreocupada, gracias a su amplia experiencia con la externalización de RR.HH.”

Después de realizar un proceso de selección profundo, Universal Music optó por Raet. Para la selección de Raet, sobre todo la fiabilidad desempeñó un papel importante. Willeboordse: “Transferimos nuestra administración de nóminas a Raet de manera despreocupada, gracias a su amplia experiencia con la externalización de RR.HH. Raet posibilita además que nuestros propios empleados y responsables puedan consultar y resolver digitalmente sus tareas de RR.HH. Esa combinación de externalización de RR. HH.y e-HRM es importante para nosotros”.

Mayor comodidad y funcionalidad

Willeboordse está satisfecho de los servicios de Raet: “Raet nos desahoga completamente. Solo tenemos que informar los cambios y Raet se encarga del resto. Los especialistas de Raet procesan nuestros cambios, se mantienen al tanto de las leyes y reglamentos, preparan la declaración salarial, los asientos en el libro diario y mantienen el sistema de e-HRM. Y si pasa algo, consultamos directamente con nuestro contacto directo con Raet que se hace cargo de nuestra administración de nóminas”.

“Y, por supuesto, en el departamento de RR.HH. contamos también con muchos conocimientos sobre la administración de nóminas y de personal. Sin embargo, en nuestro caso no es una actividad clave. Conocimientos que deben ser actualizados, ya que las reglas fiscales cambian regularmente. Para los especialistas de Raet, este tipo de temas son una actividad clave, y hacemos uso de ellos al máximo como cliente de Raet. La externalización también conlleva un gran ahorro de costes1, porque necesitamos solo uno o dos días al mes para administrar las nóminas y ya no existe la necesidad de tener un administrador de nóminas dentro de la empresa”.

“Solo tenemos que informar los cambios y Raet se encarga del resto.”

Willeboordse está satisfecho del software de RR.HH. de Raet. Recomienda a otras pequeñas y medianas empresas (PYME) que también opten por un sistema e-HRM estándar: “Una solución estándar suele cubrir más del 90% de las necesidades. Hay que aceptar que a veces se tengan que hacer unas pequeñas concesiones. Los sistemas personalizados requieren más conocimientos y conllevan mayores costes1 y más mantenimiento. Con un sistema de e-HRM estándar se aprovechan además las nuevas funcionalidades que un proveedor como Raet crea para varios clientes”.
Para Universal Music, el sistema de e-HRM ofrece mucha información sobre los RR.HH.. Willeboordse mismo aprovecha las diferentes posibilidades de información. “Anteriormente, le dedicaba mucho tiempo en confeccionar todos los informes. Ahora dispongo de toda la información sobre nuevos empleados, estructura de edad, cantidad de hombres y de mujeres, ausencias por enfermedad y costes1 salariales. El sistema me ayudó también para organizar el registro de permisos y reducir el caudal de permisos. Estamos ahora mucho más ‘en control’”.

Acerca de Universal Music

Universal Music Group tiene filiales en más de 70 países y forma parte del grupo Vivendi, un gran grupo de empresas internacional que se dedica al área de los medios de comunicación y el entretenimiento, y representa a varias marcas discográficas conocidas. 

Universal Music se anticipa a los cambios dentro de la industria musical para poder representar al máximo a los artistas y su música. Además dispone de todos los nuevos conocimientos y posibilidades para que los aficionados a la música en Holanda puedan entrar fácilmente en contacto con todo lo que tiene que ver con la buena música. Universal Music tiene su sede en Baarn, donde trabajan unos 150 empleados.

@visma ha adquirido el 100% de las acciones de Raet. La unión de Raet y el grupo Visma es ahora la compañía #cloudhttps://t.co/9ynRTg1brg