Kevin Harmsen 13 diciembre 2017

¿Cómo seleccionar a su futuro proveedor de software de RR. HH?

Una buena manera de denominar las cosas

Mi hijo Dani, de 4 años, está viviendo ahora una etapa en la que usa las más graciosas expresiones y combinaciones de palabras. Su manera ‘creativa’ de denominar las cosas me parece a menudo mucho más lógica que cómo lo hacemos nosotros. Parece más pura y eficiente. Por ejemplo, a una tabla de planchar le llama una ‘mesa de planchar’. Yo no puedo sacárselo de la cabeza y él se mantiene en su postura. De la misma manera, los cubitos de hielo para él son ‘vasos de agua’. La idea para este blog surgió cuando me quiso explicar algo abstracto, es decir, el proceso de recordar. Hace poco le pregunté si recordaba nuestras vacaciones en Francia y me contestó: “Sí, papi, todavía las recuerdo.” Ya que sé que es a veces un poco distraído, le pregunté cómo podía convencerme de que las recordara correctamente, y me dijo: “Porque aún lo veo ante mis ojos.” Comprendí inmediatamente lo que quería decir y creo cada vez más que es una fantástica forma de expresarse. Para él, recordar algo es lo mismo que visualizarlo en la mente. Lo vive visualizándolo, es decir, ‘lo ve ante sus ojos’.

Como diseñamos este mundo ideal para y junto con el cliente, ambos tenemos la misma comprensión y compartimos la misma visión. Es casi como si ‘lo viéramos ante nuestros ojos’.

La forma perfecta de trabajar

Me llamo Kevin Harmsen y trabajo como Solution Consultant en Raet. En mi trabajo tengo la oportunidad de asesorar organizaciones sobre cómo aprovechar el software de RR. HH. para conseguir sus objetivos. Trabajamos juntos para diseñar la mejor solución y nos encargamos de continuar con las mismas ideas y necesidades desde el inicio hasta la puesta en funcionamiento de la solución. Como diseñamos este mundo ideal para y junto con el cliente, ambos tenemos la misma comprensión y compartimos la misma visión. Es casi como si ‘lo viéramos ante nuestros ojos’.

Matar el objetivo del proceso

Desgraciadamente, la realidad no siempre es así. A veces, un potencial cliente ya tiene definido todos los pasos de su proceso de selección (cumplir con los requisitos de funcionamiento, entregar un demo, analizar el alcance, pedir presupuestos, mantener negociaciones, etcétera). Y hay veces que lo hace hasta tal punto que no queda ningún espacio para realmente intercambiar ideas. Y, de esta manera, se puede ‘matar’ una buena conversación en la que podríamos aprender el uno del otro, antes de comenzar. Aunque comprendo las ventajas de este enfoque predefinido (asegurar que se podrá comparar a los proveedores, controlar los requisitos, comprobar el presupuesto, vigilar el calendario, etc.), la relación entre cliente y proveedor se convertirá en una dinámica fría. De esta manera, no se colabora a partir de un objetivo compartido y, más importante aún, no se aprovecha los conocimientos de los diferentes proveedores porque no se les da la oportunidad de asesoramiento. ¿Es ésta la mejor forma de establecer una verdadera ‘asociación‘ (partnership)?

No compartir el mismo ‘mundo ideal’

Un gran peligro de esta forma tradicional de seleccionar a un proveedor es que las partes no vean la misma solución o el mismo ‘mundo ideal’. No ven lo mismo ante los ojos e, incluso si lo ven, puede que no coincida con lo que ve el proveedor. Simplemente se verifican los requisitos, suponiendo que así se logra conseguir los objetivos. Al mismo tiempo, puede ser que no se vean otras oportunidades o posibles riesgos. No se puede anticipar dichas oportunidades o riesgos, ya que la selección o implementación de nuevo software de RR. HH. no es algo que se hace todos los días. Probablemente se incurra en errores o se encuentren problemas durante el proyecto, lo que los proveedores podrían haber visto antes si hubieran conocido todo el proyecto. No obstante, los proveedores suelen estar ‘ciegos’ al involucrarse en un proceso de selección formal en el que solo pueden responder a los requisitos técnicos y funcionales. 

Un enfoque BVP no es en absoluto ‘soft’. En realidad obliga a los proveedores que sean mucho más específicos.

Best Value Procurement 

¡Pero tenemos la solución! ¡Best Value Procurement (BVP) es el futuro! BVP es una manera de enfocarse, juntos, en los objetivos del cliente, en lugar de solo establecer los requisitos funcionales del software. BVP te permite pensar bien sobre tus objetivos finales y, al mismo tiempo, que los potenciales socios puedan reflexionar sobre ellos. Además, un enfoque BVP no es en absoluto ‘soft’ (tal como pueden pensar algunos). Al contrario. En realidad, BVP obliga a los proveedores que sean mucho más específicos, por ejemplo, que fundamenten sus promesas con estadísticas. BVP los obliga a probar lo que afirmaron sobre la solución que ofrecieron a la empresa. Desgraciadamente, BVP todavía no se utiliza mucho en la actualidad, comparado con el método tradicional de pedir propuestas. He visto proyectos BVP que no prosperan, cuando en la mitad del proceso, algún (futuro) cliente decide establecer igual determinados requisitos. Y esto, únicamente para sentirse más seguro. De esta manera, el proceso y las tareas de las partes se confundan, faltando claridad para el proveedor seleccionado, y para el mismo cliente. 

Confucio señaló: “Dime algo y lo olvidaré, enséñame algo y lo recordaré, hazme partícipe de algo y lo aprenderé”. 

Dame un demo y serás mi socio

La mayoría de las organizaciones aún se siente más segura y confortable al enfocarse en la selección de un proveedor de manera tradicional. Solicitan una propuesta con requisitos detallados que suele ir acompañada de demos predefinidos. Al mismo tiempo, esperan establecer de esta manera una relación de asociación. ¿No parece un poco extraño? ¿No ha llegado el momento de reflexionar sobre la forma en que diseñamos nuestros procesos de selección? El filósofo social Confucio señaló: “Dime algo y lo olvidaré, enséñame algo y lo recordaré, hazme partícipe de algo y lo aprenderé”. Es decir, solo permitir que los proveedores respondan a una serie de requisitos y que entreguen unos demos predefinidos, es bueno para asegurarse de que el producto haga lo que (piensas que) necesitas. Pero esto no debería ser el único enfoque. Agregar visitas referentes y solicitar estadísticas de los proveedores que demuestren como se consiguen las soluciones, sería una extensión acertada de los criterios de selección. No obstante, esto no significa que se entiendan realmente el uno con el otro, y menos aún que establezcan una relación. Es que así no creas una visión compartida y, por cierto, no se puede controlar los objetivos de ambos. No lo estás viendo ante tus ojos. La última parte del razonamiento de Confucio, “hazme partícipe de algo y lo aprenderé”, es el aspecto más importante para el éxito de una buena relación entre las partes. ¿No deberíamos volver a interactuar más?.

Volvamos a la base

Para garantizar la calidad y prevenir incompatibilidades, soy gran partidario de implementar los procesos y las estructuras correctas. En los últimos años he visto pasar tanto el enfoque BVP, como el de ‘establecer requisitos que sean lo más funcional posible’. Por supuesto, el último enfoque fue el resultado de demasiadas incompatibilidades de funcionalidades y suposiciones erróneas. Claro que no queremos dejar ningún espacio para errores. Pero dudo si con este enfoque vamos a conseguir realmente el mejor resultado posible, la mejor solución futura y el mejor proveedor. Volvamos a mirar hacia atrás para ver cómo cambiamos nuestro enfoque en los últimos años. ¿No sería sensato volver a la base y empezar a hablar nuevamente el uno con el otro? Si estás a punto de seleccionar a un nuevo proveedor de soluciones de RR.HH. (o, mejor dicho, cualquier solución y cualquier proveedor) hay que sentarse a hablar y crear realmente algo juntos. Hay que ser sincero sobre la propia falta de conocimientos; la otra parte se unirá en esta transparencia. Involucrarnos en la búsqueda de oportunidades de crecimiento como organización y en las cosas que nos preocupan. Compartir los objetivos de la organización y no solo los objetivos del proyecto. Hablar, dibujar, plantear ideas e, incluso, discutir juntos sobre las ideas y el modo de ver de ambas partes. 

¿No sería mejor sentarnos el uno al lado del otro, en lugar de estar frente a frente?


¿No sería mejor sentarnos el uno al lado del otro, en lugar de estar frente a frente? ¿Qué pasaría si nos comportamos con menos formalidad y si diéramos un carácter más personal a las negociaciones? Por ejemplo: no necesitas una “solución de software integrada”, lo que quieres es regresar a tu hogar a tiempo y que el próximo año te asciendan en el trabajo. Comparte tus metas personales y deja que el proveedor las convierta en una solución correcta. No los hagas holgazanes quitándoles el trabajo de entre sus manos. No es necesario hablar en la jerga profesional y funcionalidad de los proveedores. Ellos son los expertos y es a ti a quien tienen que aconsejar. Hay que estar abiertos y ser el promotor dentro de la organización. Si compartes tu verdadera historia, los proveedores pueden ayudarte en ‘vender’ tu historia y tus decisiones dentro de la organización. Quizás te sorprendas en cómo te pueden ayudar. Por ello, piensa menos y crea más, junto con el otro. Solo entonces podrás tener éxito y tú y tu futuro socio de soluciones podrán ‘verlo ante los ojos’. 

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